Integritetspolicy Incluso

Uppdaterad 180524
Denna integritetspolicy är utformad för att säkerställa att Incluso AB behandlar sina anställdas, kandidaters, kunders (nuvarande och potentiella), leverantörers och andra intressenters personuppgifter på ett säkert och transparent sätt samt att detta görs i enlighet Dataskyddsförordningens (GDPR) principer.

Denna policy beskriver de övergripande principerna som gäller för personuppgiftsbehandling inom Incluso. I policyn hittar du information om vilka uppgifter om dig som Incluso behandlar, för vilka ändamål, vilken rättslig grund som föreligger behandlingen, hur länge uppgifterna sparas samt dina rättigheter.

Några centrala begrepp

Personuppgiftsansvarig
Den juridiska person som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter.
Personuppgiftsbidräde
Den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.
Personuppgifter
Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, identifikationsnummer, lokaliseringsuppgifter, onlineprofiler eller andra faktorer som är specifika för en persons identitet.
Personuppgiftsbehandling
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller inte, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
Laglig grund
För att Incluso ska kunna spara och behandla olika individers personuppgifter krävs att det finns en laglig grund för detta. Det är främst följande fyra lagliga grunder under GDPR som är aktuella för vår verksamhet.
– Avtal
Du eller den organisation du representerar har ingått ett avtal eller ska ingå ett avtal med oss. Vi får hantera dina personuppgifter till att uppfylla de villkor som finns i avtalet.
– Samtycke
Du som person har gett oss din tillåtelse att hantera dina personuppgifter till vissa ändamål som du tydligt fått information om. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och då måste vi sluta med den aktuella personuppgiftsbehandlingen.
– Rättslig förpliktelse
Vi som företag måste hantera dina personuppgifter för att kunna följa lagar och förordningar.
– Intresseavvägning
Incluso får behandla personuppgifter utan den registrerades samtycke om den personuppgiftsansvariges intressen väger tyngre än den registrerades och om behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet. Centralt är att risken för kränkning av individens personliga integritet är mycket liten.

Incluso behandlar personuppgifter för olika grupper av intressenter. I det följande beskrivs vilka gruppers personuppgifter som behandlas, varför vi hanterar dessa uppgifter samt med vilken rättslig grund vi gör detta.

Kandidater

I syfte att kunna leverera Inclusos tjänster inom rekrytering, konsultuthyrning, coachning etc använder vi en tredjepartsleverantör och via dennes plattform behandlar vi personuppgifter för individer som samtyckt till att lagras i Talent Recruiter. Även personuppgifter för kandidater som ansöker om anställning lokalt hos Incluso behandlas i detta system.

På plattformen lämnas information om denna Integrationspolicy och samtycke till att vi behandlar individens personuppgifter inhämtas i samband med registrering. Detta Samtycke utgör laglig grund för vår behandling av personuppgifter i denna kategori. Även individer som registrerar sin profil hos oss utan att detta görs i samband med ett specifikt rekryterings- eller konsultuthyrningsuppdrag betraktas efter registrering som kandidater och inte längre som potentiell kandidat enligt stycket nedan.

Personuppgifter vi kan komma att samla in
Namn
Adress och andra kontaktuppgifter
Yrkestitel och akademisk titel
CV eller annan meritförteckning
Länk till och information från LinkedIn-profil eller annan relevant tredje part
Kompetensbaserad lämplighet för tjänst som framkommit i annan kontakt med den potentiella kandidaten genom intervju, mail- och telefonkontakt.
Samordningsnummer, personnummer, internationella ID-nummer. Slutkandidaters identitet kan behöva säkerställas.
Fotografi

Registrering av kandidater i Talent Recruiter
Incluso AB är registreringsansvarig för den personliga informationen du lämnar i din ansökan genom rekryteringssystemet, Talent Recruiter. HR Manager Sverige AB är personuppgiftsbiträde i förhållande till det använda rekryteringssystemet.

Användning av din personliga information i Talent Recruiter
Din personliga information samlas endast in utifrån ditt frivilliga samtycke och bearbetas och används endast i samband med:
– aktuella eller framtida rekryteringsprocesser där du kan vara en aktuell kandidat.
– aktuella eller framtida konsultuppdrag där du kan vara aktuell för ett visst uppdrag.

Som en del av rekryteringsprocessen kan vi också söka ytterligare information om dig från Internet, inklusive sociala medier. Dessutom kan vi dela din personliga information med offentliga och rättsliga myndigheter om vi är skyldiga att lämna ut din personliga information till dem.

Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke.

Dina rättigheter
Du har alltid rätt att få tillgång till den personliga information som vi behandlar som gäller dig, och begära korrigering av sådana uppgifter vid behov.

Potentiella kandidater

I syfte att kunna kontakta dig som potentiell kandidat gällande relevanta karriärmöjligheter och annan relevant kommunikation samlar Incluso in personuppgifter genom egna nätverk och externa sökningar hos tredje part och hanterar dem i Inclusos kandidatsystem. Den lagliga grund som behandlingen av dessa personuppgifter vilar på är Inclusos Intresseavvägning av att kunna söka lämpliga individer som potentiella kandidater för vad Incluso bedömer är relevanta rekryterings- och/eller konsultuthyrningsprocesser samt för att kunna kontakta och förmedla framtida karriärmöjligheter till dig. Potentiella kandidater som ger sitt samtycke till att Incluso registrerar deras profil i Talent Recruiter betraktas efter registrering som Kandidat enligt stycket ovan.

Personuppgifter vi kan komma att samla in
Namn
Adress och andra kontaktuppgifter
Yrkestitel och akademisk titel
Länk till och information från LinkedIn-profil eller annan relevant tredje part
CV eller annan meritförteckning
Kompetensbaserad lämplighet för tjänst som framkommit i annan kontakt med den potentiella kandidaten genom t ex mail- och telefonkontakt.
Fotografi

Dina rättigheter
Du har alltid rätt att få tillgång till den personliga information som vi behandlar som gäller dig, och begära korrigering av sådana uppgifter vid behov.

Kunder och potentiella kunder

För att Incluso ska kunna bibehålla och utveckla sina affärsrelationer samt utveckla sina tjänster och nya affärsrelationer samlar bolaget via eget nätverk, offentliga register, hemsidor eller annan tredje part in personuppgifter för potentiella kontaktpersoner. Behandlingen av dessa personuppgifter vilar antingen på den lagliga grunden Avtal för personuppgifter knutna till kunder med vilka Incluso har ett pågående samarbete reglerat i avtal eller på Inclusos intresseavvägning av att kunna upprätta och utveckla affärsrelationer samt att kunna utveckla sina tjänster, produkter och system. Avtal eller intresseavvägning utgör således laglig grund för behandlingen av personuppgifter i denna kategori.

Personuppgifter vi kan komma att samla in
Namn
Adress och andra kontaktuppgifter
Yrkestitel och akademisk titel
Länk till och information från LinkedIn-profil eller annan relevant tredje part
Eventuell korrespondens mellan individen och Incluso
Personnummer (för enskilda näringsidkare)

Enligt Inclusos mailpolicy inkluderas en länk till vår Integritetspolicy i varje e-mail till en ny potentiell kund/samarbetspartner för att den registrerade personen ska få nödvändig information om personuppgiftsbehandlingen.

Leverantörer

De personuppgifter vi behandlar rörande våra leverantörer är de vi behöver ha för att vi ska kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation. Det kan gälla personuppgifter rörande kundansvariga, supportfunktioner, servicepersonal, ekonomiavdelning eller andra nyckelpersoner. Den lagliga grund som behandlingen av personuppgifter i denna kategori vilar på är Avtal.

Personuppgifter vi kan komma att samla in
Namn
Kontaktuppgifter
Yrkestitel
Andra personuppgifter du delgett oss i vår kommunikation

Övriga

I denna grupp ingår personer som inte kan kategoriseras inom någon av grupperna ovan. Det kan till exempel röra sig om personer (t ex säljare) från andra organisationer som ännu inte är leverantörer, individer i yrkesnätverk, mediakontakter, referenspersoner etc.

Personuppgifter vi kan komma att samla in
Namn
Kontaktuppgifter
Yrkestitel
Andra personuppgifter du delgett oss i vår kommunikation

Laglig grund
Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter för denna grupp varierar med skälet till vår kontakt. Som utgångspunkt använder vi bolagets intresseavvägning som laglig grund. När vi noterar att en enskild personuppgiftsbehandlig hamnar inom någon av de andra grupperna ändras även den lagliga grunden enligt vad som gäller för den nya gruppen.

Personuppgiftsbiträde

I det fall då Incluso är personuppgiftsbiträde för en extern organisation ska personuppgiftsbehandlingen utföras i enlighet med denna policy såvida inget annat anges i ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan Incluso och den personuppgiftsansvarige.

I Inclusos uppdrag som leverantörer som rekryteringstjänster är vi som regel personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbehandlingen ska vara i enlighet med denna policy. I de fall då vi hanterar enskilda moment i en kunds rekryteringsprocess är kunden att betrakta som personuppgiftsansvarig och Incluso är personuppgiftsbiträde. Detta har betydelse då man som biträde inte får använda personuppgifterna för annat syfte än det aktuella uppdraget.

För de fall då vi delar personuppgifter med tredjepartsleverantörer för att utföra tjänster för vår räkning (t ex lönehantering och redovisningstjänster) utgör dessa tredjepartsleverantörer personuppgiftsbiträden och får som sådana inte använda dina personuppgifter för andra syften än för den tjänst de levererar till Incluso vilket regleras i avtal.

Rättelse och radering av personuppgifter

Alla personuppgifter vi behandlar ska vara sakligt riktiga och aktuella till det ändamål för vilket de behandlas. Personuppgifter som är felaktiga eller irrelevanta ska rättas eller raderas. Du har rätt att begära att vi korrigerar felaktiga uppgifter och att vi raderar uppgifter som inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in under förutsättning att det inte finns lagkrav på att uppgifterna behandlas fortsättningsvis.

Registerutdrag
I egenskap av personuppgiftsansvarig har Incluso en skyldighet att lämna ett s.k. registerutdrag som omfattar information om de personuppgifter om dig som vi behandlar. Du har rätt att få bekräftelse på huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och i sådant fall få tillgång till dessa personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Incluso AB (559002-3213, Hälsingegatan 49, 113 31 Stockholm) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Har du några frågor rörande behandling av dina personuppgifter vänligen maila till privacy@incluso.se . Denna integritetspolicy kan komma att justeras i framtiden och vi rekommenderar dig därför att regelbundet läsa våra villkor.

Kontaktuppgifter Incluso

Om du vill kontakta Incluso för att ställa frågor kring vår integritetspolicy, begära utdrag, ändring eller borttagande av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på  privacy@incluso.se .
Kontakta oss också gärna om du har skäl att misstänka att dina personuppgifter kommit obehörig tredje part tillhanda.

Tillsynsmyndighet

Datainspektionen är tillsynsmyndighet i Sverige över personuppgiftsbehandling och dataskydd. Om du anser att Incluso brustit i behandlingen av personuppgifter kan detta anmälas dit.
Kontaktuppgifter Datainspektionen:
Telefon: 08-6576100
E-mail: datainspektionen@datainspektionen.se
Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm